Afspraakherinnering versturen
Hoe werkt de afspraakherinnering? Hoe stuur ik klanten automatisch een herinnering voor hun afspraak? Waarom heeft mijn klant geen herinnering gekregen? Hoeveel dagen van tevoren gaat de mail eruit? Kan ik de herinnering per WhatsApp sturen? Wat gebeurt er met de herinnering als een afspraak wordt verzet?
No-shows kosten een werkplaats zo een uur brugtijd. De klant is de afspraak vergeten, jij hebt de tijd vrijgehouden en de monteur staat stil. Een korte mail een paar dagen vooraf voorkomt de meeste daarvan.
Autoflex kan die mail zelf versturen. Je stelt één keer in hoeveel dagen van tevoren de herinnering eruit moet en hoe laat, en daarna gaat hij automatisch de deur uit voor elke afspraak in de werkplaatsplanning. Op deze pagina lees je hoe je dat instelt, wanneer de mail precies verstuurd wordt en in welke gevallen er géén herinnering uitgaat.
Herinnering of bevestiging?
Autoflex kent twee mails rond een afspraak. Ze lijken op elkaar, maar werken heel verschillend.
| Afspraakbevestiging | Afspraakherinnering |
|---|---|
| Je stuurt hem zelf, meteen nadat je de afspraak hebt ingepland | Autoflex stuurt hem automatisch, vlak voor de afspraak |
| Via de e-mailknop op de werkorder | Zonder dat je er iets voor doet |
| Kan ook als WhatsApp- of sms-bericht | Gaat altijd per e-mail |
Deze pagina gaat over de herinnering. Wil je zelf een bevestiging sturen, dan doe je dat vanaf de werkorder met de e-mailknop.
Stap 1: Maak het e-mailsjabloon
Zonder sjabloon weet Autoflex niet wat er in de mail moet staan, en gaat er niets uit. Dit is de stap die het vaakst wordt overgeslagen.
Ga naar Instellingen → E-mail sjablonen. In de lijst zie je bij welke actie elk sjabloon hoort.
| Het sjabloon voor de afspraakherinnering in de lijst |
|---|
 |
| Instellingen → E-mail sjablonen |
Heb je nog geen sjabloon voor de herinnering? Maak er dan een aan en kies bij Standaard voor de waarde WERKORDER - AFSPRAAKHERINNERING.
| Het veld Standaard voor in een e-mailsjabloon |
|---|
 |
Gebruik in de tekst samenvoegvelden, zodat elke klant de gegevens van zijn eigen afspraak ziet. Het veld AFSPRAAKHERINNERING vult de datum en tijd van de afspraak in. Een werkende basistekst staat op E-mail sjablonen - standaard teksten.
Heb je geen sjabloon van dit type, dan valt Autoflex terug op je sjabloon STANDAARD E-MAIL. Is dat er ook niet, dan wordt er geen herinnering verstuurd.
Stap 2: Stel in wanneer de mail uitgaat
Ga naar Instellingen → Planning → Algemeen. Bovenaan staat het blok Afspraakherinnering met twee velden.
| De twee velden voor de afspraakherinnering |
|---|
 |
| Instellingen → Planning → Algemeen |
- Aantal dagen voor afspr. Het aantal dagen dat de mail vóór de afspraak verstuurd wordt. Vul je 1 in, dan krijgt een klant met een afspraak op vrijdag de mail op donderdag. Vul je 0 in, dan gaat de mail op de dag van de afspraak zelf.
- E-mail versturen om Het tijdstip waarop de mail die dag verstuurd wordt.
Vul beide velden in
Laat je het tijdstip leeg, dan verstuurt Autoflex géén herinneringen — ook niet als er wel een aantal dagen staat. Vul dus altijd allebei de velden in.
Wil je de herinneringen uitzetten? Maak het veld Aantal dagen voor afspr. leeg. Let op: 0 is niet leeg, dat betekent op de dag zelf.
Controleer je tekst met E-mail voorbeeld
Onder de twee velden staat de knop E-mail voorbeeld. Daarmee zie je hoe de herinnering eruitziet, ingevuld met de gegevens van je laatst aangemaakte werkorder. Handig om te controleren of je samenvoegvelden kloppen voordat er echte mails uitgaan. Er wordt niets naar je klant verstuurd.
Wanneer de herinnering wordt verstuurd
Autoflex kijkt elk kwartier welke afspraken aan de beurt zijn. Een afspraak is aan de beurt op de dag die precies het ingestelde aantal dagen vóór de afspraak ligt. Die dag noemen we hier de verzenddag. Vanaf het ingestelde tijdstip gaat de mail die dag de deur uit.
Een voorbeeld met 3 dagen en 07:00 uur:
- De afspraak staat op vrijdag 12 juni.
- De verzenddag is dan dinsdag 9 juni.
- Op dinsdag 9 juni om 07:00 uur wordt de herinnering verstuurd.
Maak je een afspraak aan terwijl het verzendmoment die dag al voorbij is, dan hoeft de klant niet tot morgen te wachten. Voeg je op dinsdag om 09:30 uur een order toe voor vrijdag 12 juni, dan gaat de herinnering binnen een kwartier alsnog weg.
Wanneer er géén herinnering uitgaat
Krijgt een klant geen herinnering, dan komt dat vrijwel altijd door één van de punten hieronder. Loop ze in deze volgorde na.
- De instelling is niet compleet. Bij Instellingen → Planning → Algemeen moet zowel een aantal dagen als een tijdstip ingevuld zijn. Staat het tijdstip leeg, dan gaat er niets uit.
- Er is geen e-mailsjabloon. Je hebt een sjabloon nodig met Standaard voor op WERKORDER - AFSPRAAKHERINNERING of op STANDAARD E-MAIL.
- De werkorder heeft niet de status Afspraak. Alleen orders met die status krijgen een herinnering. Een order die al in behandeling is of gereed staat, valt af.
- Er hangt geen klant aan de werkorder. Zonder gekoppelde relatie is er geen adres om naartoe te sturen.
- De klant heeft geen voorkeur-e-mailadres. Op de relatie moet één e-mailadres als voorkeur staan. De herinnering gaat altijd naar dat ene adres.
- De klant heeft geen toestemming voor mailing. Die toestemming moet op de relatie staan, met een datum van vandaag of eerder.
- Het is een interne order. Werkorders op je eigen voertuigen krijgen geen herinnering.
- De verzenddag is al voorbij. Zie hieronder.
Afspraken die te dichtbij staan
De herinnering wordt op één vast moment klaargezet: op de verzenddag. Is die dag al voorbij, dan wordt hij niet ingehaald.
Staat de herinnering op 3 dagen vooraf en plan je vandaag een afspraak voor overmorgen, dan lag de verzenddag gisteren. Die klant krijgt dus geen herinnering. Dat geldt ook voor spoedwerk en voor afspraken die je op de dag zelf inplant.
Plan je vaak op korte termijn, zet het aantal dagen dan laag. Met 1 dag vooraf krijgt bijna elke afspraak een herinnering; met 14 dagen vooraf alleen het werk dat je ver vooruit plant.
Als een afspraak wordt verzet
Verzet je een afspraak, dan schuift die verzenddag mee. Wat er gebeurt, hangt ervan af of die nieuwe verzenddag nog moet komen.
- De nieuwe verzenddag moet nog komen. De herinnering gaat op die dag gewoon de deur uit, met de nieuwe datum erin. Was er al een herinnering verstuurd — bijvoorbeeld omdat je de afspraak een paar weken vooruit hebt geschoven — dan krijgt de klant er een tweede.
- De nieuwe verzenddag is al geweest. Er gaat geen herinnering meer uit. Dat is het geval als je een afspraak naar voren haalt, of hem alleen een ander tijdstip op dezelfde dag geeft.
Verzet je een afspraak nadat de herinnering al is verstuurd?
Haal je de afspraak naar voren of verzet je alleen de tijd, laat de klant dan zelf weten wat de nieuwe datum of tijd is. Autoflex stuurt geen correctie op een herinnering die al de deur uit is.
Alleen per e-mail
De automatische afspraakherinnering gaat altijd per e-mail. Er is wel een berichtsjabloon van het type werkorder - afspraakherinnering voor WhatsApp en sms, maar dat wordt alleen gebruikt als je zelf een bericht start vanaf de werkorder. Automatisch versturen via WhatsApp of sms kan niet.
Wil je een klant per WhatsApp herinneren, open dan de werkorder en klik op de berichtknop. Zie Bericht sjablonen (WhatsApp en SMS).
Gerelateerd
- Planning - instellingen — alle velden op het tabblad Planning
- E-mail sjablonen — sjablonen aanmaken en beheren
- Automatische e-mails verstuurd, wanneer en hoe laat? — het overzicht van alle automatische mails
- Planning voor de werkplaats — werken met het planbord
Hulp nodig?
Kom je er niet uit, of wil je er meer uit halen? Stel een Support-vraag via je profielmenu, of vraag een Autoflex Optimaal-sessie aan.
Meer weten? Kijk ook op autoflex.nl.