Automatische e-mails verstuurd, wanneer en hoe laat?

Wanneer en hoe laat worden de automatische e-mails verstuurd vanuit Autoflex?

• Overzicht
• Voorbeeld
• Hulp nodig?

Overzicht

Hieronder een overzicht van alle automatisch verzonden emails.

*1 - Alleen als er ook opvolg emails zijn verstuurd

*2 - De automatische herinnering e-mails voor de werkplaatsorders worden alléén verzonden wanneer aan onderstaande criteria wordt voldaan. De volledige uitleg staat op Afspraakherinnering versturen.

• Aan de werkplaats order moet een relatie zijn geselecteerd
• Bij de relatie moet een voorkeur e-mail adres zijn ingesteld. Er wordt altijd naar één e-mail adres een herinnering mail verzonden
• Bij de relatie moet toestemming voor mailing zijn gegeven voor de datum van vandaag of eerder
• Bij de instellingen, tabblad beheer, e-mail sjablonen, moet een sjabloon zijn toegevoegd, selecteer in het sjabloon bij standaard voor WERKORDER - AFSPRAAKHERINNERING of STANDAARD EMAIL
• De werkorder moet de status Afspraak hebben. Interne orders krijgen geen herinnering.
• Op de achtergrond draait een Job die elk kwartier de afspraakherinnering e-mails klaarzet die verzonden moeten worden.
• Bij instellingen, tabblad planning, kan het aantal dagen voor de afspraakherinnering worden ingesteld.
• Wanneer het aantal dagen voor de afspraak niet is ingevuld, dus ook geen 0, dan wordt er geen afspraakherinnering verzonden.
• Wanneer het aantal dagen voor de afspraak staat ingesteld op 0 dagen, dan zal de afspraakherinnering op dezelfde dag als de afspraak worden verzonden.
• Wanneer het aantal dagen voor de afspraak staat ingesteld op 1 dag of meer, dan zal de afspraakherinnering 1 dag of meerdere dagen voorafgaand aan "planning start datum" worden verzonden.
• Er moet ook een tijd zijn ingevuld waarop de afspraakherinnering verzonden wordt. Is het veld "Email versturen om" leeg, dan wordt er géén afspraakherinnering verzonden, ook niet wanneer het aantal dagen wel is ingevuld.
• De afspraakherinnering wordt verzonden vanaf het ingestelde tijdstip.
• Als de ingestelde tijd voor het verzenden van de afspraak herinnering is verstreken en een order wordt toegevoegd, en op basis van de order plandatum de afspraak herinnering vandaag verzonden had moeten worden, dan zal de afspraak herinnering binnen een kwartier worden verzonden.
• De herinnering wordt klaargezet op de dag die precies het ingestelde aantal dagen vóór de "planning start datum" ligt. Ligt die dag in het verleden, dan wordt er geen herinnering meer verzonden. Een afspraak die dichterbij staat dan het ingestelde aantal dagen, krijgt dus geen herinnering.
• Wordt de afspraak naar een latere datum verzet, dan hoort daar een nieuwe verzenddag bij en wordt er alsnog een tweede herinnering verzonden, met de nieuwe datum erin. Wordt de afspraak naar een eerdere datum of naar een ander tijdstip op dezelfde dag verzet nadat de herinnering al verzonden is, dan wordt er geen tweede herinnering verzonden.

*3 - Voor meer informatie over het opvolgen zie: Opvolgen

Voorbeeld

Een praktijk voorbeeld over de werking:

1. Er wordt een herinnering verstuurd op moment van de instelling bv om 7.00 uur, 1 dag voor de afspraak. BV een afspraak op 20-2 krijgt een herinnering op 19-2 om 7.00 uur.
2. Als er een herinnering is verstuurd op een order en de afspraak wordt verzet naar een latere datum, dan komt er op de nieuwe verzenddag alsnog een tweede herinnering. BV een afspraak op 20-2 die op 19-2 een herinnering heeft gehad, wordt verzet naar 6-3. Op 5-3 om 7.00 uur gaat er een tweede herinnering uit met de nieuwe datum.
3. Als er nog geen herinnering is verstuurd op een order, en de order wordt zodanig gewijzigd dat die volgens de instelling een herinnering moet krijgen, wordt die alsnog verstuurd, hierbij wordt geen rekening gehouden met de tijd van instelling, dit wordt elk kwartier gecontroleerd, en daarna direct verstuurd. BV een afspraak van 22-2 die nog geen herinnering heeft gehad wordt gewijzigd naar 20-2 starttijd 9:00 uur. De wijziging vindt plaats om 9:53 op 19-2. Ook als is de instellingstijd van 7:00 uur al verstreken, de herinnering wordt wel verstuurd op 19-2 binnen een kwartier.
4. Wordt diezelfde afspraak van 22-2 op 19-2 om 9:53 gewijzigd naar 19-2 zelf, dan lag de verzenddag (18-2) al in het verleden. Er wordt dan geen herinnering meer verzonden.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of wil je er meer uit halen? Stel een Support-vraag via je profielmenu, of vraag een Autoflex Optimaal-sessie aan.