Hoe kosten boeken op een consignatie auto?
Hoe kan je kosten boeken op een consignatie voertuig en hoe ga je hier mee om als de inkoop niet door gaat?
Interesse in de module Kosten boeken op auto?
Mocht je deze module nog niet hebben, neem dan contact met ons op.
Waarom deze werkwijze nodig is
Bij consignatie ontstaat een lastige situatie:
- Een financier vraagt om een factuur
- Maar het voertuig is nog niet definitief ingekocht
- En een factuur kan normaal pas gemaakt worden als het voertuig op voorraad staat
Daarnaast geldt:
- De voorbeeldfactuur is niet de echte eindfactuur
- De definitieve factuur krijgt altijd een uniek factuurnummer
- Alle kosten moeten uiteindelijk in één transactie terechtkomen voor een correct resultaat
Daarom gebruiken we onderstaande werkwijze.
Stap 1 – Voertuig inkopen (zonder prijs)
Koop het voertuig in
Zet het vinkje “Inkoopprijs onbekend” aan
Hiermee komt het voertuig op voorraad en kan er een voorbeeldfactuur gemaakt worden voor de financier.
Stap 2 – Begrijp wat er gebeurt
Zodra je het voertuig inkoopt:
- Start er een transactie (reeks) in de database
- Alle kosten die je daarna boekt, komen automatisch in deze transactie terecht
- Dit zorgt ervoor dat het resultaat later klopt
Dit is precies waarom kosten boeken vóór inkoop normaal niet kan
Stap 3 – Kosten boeken via inkopen
Boek kosten via inkooporders
Zet het vinkje “Door te boeken” uit
Waarom: Als de inkoop uiteindelijk niet doorgaat, kun je deze kosten nog netjes verwijderen
Stap 4 – Interne werkorders gebruiken
Maak eventueel interne werkorders voor het voertuig
Deze komen ook in dezelfde transactie terecht
Let op:
Als de inkoop niet doorgaat, moeten deze ook verwijderd worden
Is een werkorder al doorgeboekt? Zet dan eerst de factuur terug naar “Door te boeken” voordat je hem verwijdert
Stap 5 – Inkoop gaat definitief door
Gaat de verkoop door?
Vul de inkoopprijs in en zet het vinkje “Door te boeken” aan bij:
- de inkoop van het voertuig
- de bijbehorende kosten
Alles wordt nu definitief verwerkt in de transactie
Als de inkoop NIET doorgaat
Er zijn twee manieren om dit netjes op te lossen.
Optie 1 – Factureren aan eigenaar (aanbevolen)
- Maak een factuur aan de eigenaar van het voertuig voor €0
- Zet deze handmatig op “Doorgeboekt”
(kan niet gesynchroniseerd worden met Exact) - Maak een werkorder met de gemaakte kosten
- Factureer deze kosten aan de eigenaar
Voordeel:
- Kosten staan netjes in de voertuighistorie
- Kosten zijn gekoppeld aan de juiste eigenaar
Optie 2 – Alles verwijderen
- Verwijder alle inkooporders met kosten
- Verwijder eventuele interne werkorders
Let op:
Als werkorders al doorgeboekt zijn:
Eerst terugzetten naar “Door te boeken”
- Maak daarna een werkplaatsfactuur aan de eigenaar met alle gemaakte kosten
Zo blijven:
- Kosten zichtbaar in de voertuighistorie
- Kosten correct gefactureerd aan de eigenaar
Samenvattend
- Eerst voertuig inkopen zonder prijs → start transactie
- Daarna pas kosten boeken
- Nog niets definitief maken zolang de inkoop onzeker is
- Bij doorgaan: alles doorboeken
- Bij niet doorgaan: óf factureren, óf volledig opschonen