Inkoopfactuur wijzigen

Hoe wijzig ik een bestaande inkoopfactuur? Waarom kan ik een inkoopfactuur niet meer aanpassen?

Regelmatig komen er vragen over het wijzigen van een inkoopfactuur. Er zijn 2 momenten die er voor zorgen dat je een inkoopfactuur niet meer kunt wijzigen.

• 1: Het voertuig is verkocht
• 2: Het voertuig is al doorgeboekt naar het boekhoudpakket
• Inkoopfactuur Crediteren
• Verkoop gecrediteerd, maar inkoop kan niet meer worden aangepast
• Hulp nodig?

1: Het voertuig is verkocht

Als je de ingekochte auto verkoopt via een factuur kun je de inkoop standaard niet meer wijzigen. Dit om te voorkomen dat achter de schermen dingen misgaan, zoals bijvoorbeeld verschillen in rapportages. Met VI (Vrijgave-inkoop) kan dit onder voorwaarden alsnog. Zie het gele blok hierboven voor meer informatie en hoe je VI kunt aanvragen.
Wil je de inkoop vóór de verkoop nog wijzigen? Maak dan bij verkoop een orderbevestiging in plaats van een factuur. Dan heb je nog even de ruimte om de inkoop te wijzigen.

Uiteraard moet je nog wel een definitieve factuur maken, en vanaf dat moment kun je de inkoop niet meer wijzigen.

2: Het voertuig is al doorgeboekt naar het boekhoudpakket

Als de inkoop naar het boekhoudpakket geboekt is kun je standaard niets meer wijzigen. Dit om te voorkomen dat er verschillen ontstaan tussen Autoflex en je boekhoudpakket. Met VI (Vrijgave-inkoop) kan dit onder voorwaarden alsnog. Zie het gele blok hierboven voor meer informatie en hoe je VI kunt aanvragen. Zorg er bij wijzigingen voor dat noodzakelijke aanpassingen ook handmatig in het boekhoudpakket worden verwerkt.

Inkoopfactuur Crediteren

Een inkoopfactuur kun je niet crediteren. Wordt de inkoop teruggedraaid, of moet je toch zaken wijzigen, dan kun je dat op de volgende manier oplossen:

• Vraag VI (Vrijgave-inkoop) aan via de chat of feedbackknop in Autoflex 10, of via [email protected]. Na activering kan een persoon met de rol Administratie de inkoopfactuur vrijgeven.
• Zorg ervoor dat jij of je boekhouder de wijzigen ook doorvoeren in het boekhoudpakket.
• Nu kan je de inkoopfactuur in Autoflex op ‘doorgeboekt’ zetten

Nu kun je het voertuig desgewenst opnieuw inkopen met de gewenste aanpassingen.

Verkoop gecrediteerd, maar inkoop kan niet meer worden aangepast

Het kan voorkomen dat een voertuig is ingekocht, daarna is verkocht en dat de verkoop vervolgens weer wordt gecrediteerd. In dat geval lijkt het logisch dat de inkoopfactuur weer aangepast kan worden, maar dat kan niet. De inkoop blijft geblokkeerd, omdat er al een verkoopproces op het voertuig heeft plaatsgevonden.

De oplossing is om een nieuwe verkoop te maken die gelijk staat aan de oorspronkelijke inkoop. Deze verkoop maak je aan op naam van de partij waarvan het voertuig is ingekocht. Daarmee wordt het voertuig administratief teruggezet richting de oorspronkelijke leverancier.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of wil je er meer uit halen? Stel een Support-vraag via je profielmenu, of vraag een Autoflex Optimaal-sessie aan.