Rollen en rechten

• Hoe stel ik de rollen en rechten van een medewerker in?
• Welke rollen zijn er in Autoflex en wat mag elke rol?
• Waarom ziet mijn monteur de inkoopprijzen en de kostprijs niet?
• Hoe geef ik iemand toegang tot de facturen of de boekhouding?
• Wat mag een stagiair wel en niet?
• Kan één medewerker meerdere functies tegelijk hebben?
• Waarom kan ik de rol Boekhouder of Externe partij niet zelf aanzetten?
• Waarom mist een medewerker een menu, tabblad of knop?
• Rechten per rol
  • Monteur
  • Chef werkplaats
  • Keurmeester
  • Magazijn beheerder
  • Receptionist
  • Verkoper
  • Hoofd verkoop
  • Inkoper
  • Administratie
  • Eigenaar
• Bijzondere rollen
  • Stagiair
  • Boekhouder
  • Externe partij
• Gerelateerd
• Hulp nodig?

Wie mag welke schermen zien, en waarom ziet de een wél een knop die de ander mist? Dat regel je met rollen. Een rol komt overeen met een functie in het garage-/autobedrijf en bepaalt welke menu's en gegevens iemand krijgt. In dit document zie je per rol precies wat die rol mag, welke rollen je combineert en welke twee rollen alleen de Servicedesk kan aanzetten.

• Voor wie: beheerder of eigenaar van het autobedrijf
• Nodig: geen extra module; de rollen Boekhouder en Externe partij zet de Servicedesk voor je aan
• Waar vind je het: Instellingen → Beheer → Personeelsleden, bij het betreffende personeelslid

Rechten per rol

In het Autoflex 10 pakket geef je de rechten per rol aan. Hieronder staat per rol wat die rol ziet en mag.

Monteur

Met de rol Monteur krijg je alle opties die je nodig hebt in de werkplaats: je komt bij je werkorders, bekijkt relaties en voertuigen, klokt je uren en bekijkt en bestelt onderdelen. Deze rol is beveiligd tegen het zien van historische prijzen: in- en verkoopprijzen en eerder berekende werkorderkosten zijn niet zichtbaar. Rollen hoger dan monteur heffen die blokkade op.

• Relaties *1
• Auto's - Auto's
• Auto's - Bandenhotel
• Werkplaats - Werkorders
• Werkplaats - orderregels *2
• Werkplaats - Workflow
• Onderdelen - Bestellingen
• Onderdelen - Onderdelen

*1 — in de App kun je voorkomen dat de monteur de relaties kan zien.

*2 — een monteur kan vanuit de App geen onderdelen verwijderen, alleen markeren voor verwijdering.

Chef werkplaats

De chef werkplaats krijgt de volgende menu-items bovenop die van de monteur. Hij of zij ziet alle orders, is vaak verantwoordelijk voor de planning en komt ook bij de facturen. Ook het APK-menu is zichtbaar.

• APK
• Huur- en Leenauto's
• Mijn werkplaats
• Planning
• Werkplaats - Werkorders > Orderregels toevoegen, aanpassen en verwijderen
• Werkplaats - Workflow > Status aanpassen
• Facturen

Keurmeester

Met de rol Keurmeester meld je APK's af via de werkorder of via het hoofdmenu. Vergeet niet je keurmeestergegevens te laten aanvullen bij je profiel.

• Werkplaats - APK

Magazijn beheerder

Beheerder van het onderdelenmagazijn. Een magazijnbeheerder kijkt gericht naar de onderdelen en de menu's die daaronder vallen. Deze rol is goed te combineren met andere rollen.

• Onderdelen - Bestellingen
• Onderdelen - Onderdelen

Receptionist

De rol Receptionist geeft toegang tot de CRM-gegevens, bijvoorbeeld het exporteren van relaties naar Excel. Deze rol is een uitbreiding op andere rollen, bijvoorbeeld Chef werkplaats, Eigenaar of Administratie.

• Relaties - Filter dialoog - export naar Excel

Verkoper

Verkoper van auto's.

• In-/Verkoop - Mijn showroom
• In-/Verkoop - Proefritten
• In-/Verkoop - Publiceren
• In-/Verkoop - Verkoop auto

Hoofd verkoop

Leidinggevende van de verkopers.

• In-/Verkoop - Mijn showroom
• In-/Verkoop - Proefritten
• In-/Verkoop - Publiceren
• In-/Verkoop - Verkoop auto

Inkoper

Inkoper van auto's.

• In-/Verkoop - Biedingen
• In-/Verkoop - Inkoop facturen
• In-/Verkoop - Vrijwaringen

Administratie

Alles voor de administratie en de koppeling met het boekhoudpakket.

• Facturen - Facturen
• Facturen - synchroniseren

Eigenaar

Alle rechten en alle overzichten zijn beschikbaar; deze gebruiker kan alle mogelijkheden van Autoflex 10 gebruiken.

• Relaties - Opvolgen
• Relaties - Relaties
• Auto's - Auto's
• Auto's - Banden
• Werkplaats - APK
• Werkplaats - Huur- en leenauto's
• Werkplaats - Mijn werkplaats
• Werkplaats - Planning
• Werkplaats - Werkorders
• Werkplaats - Workflow
• Onderdelen - Bestellingen
• Onderdelen - Onderdelen
• Facturen - Management info

Bijzondere rollen

Deze drie rollen wijken af: Stagiair is een kijkrecht bovenop een andere rol, en Boekhouder en Externe partij zijn afgeschermde inlogaccounts die alleen de Servicedesk aanzet.

Stagiair

De rol Stagiair geeft kijkrechten op de gekoppelde rol. Zo maak je een monteur-stagiair of verkoper-stagiair: diegene komt bij alle items voor die functie, maar heeft alleen kijkrechten.

• Relaties - Opvolgen
• Relaties - Relaties
• Auto's - Auto's
• Auto's - Banden
• Werkplaats - APK
• Werkplaats - Huur- en leenauto's
• Werkplaats - Mijn werkplaats
• Werkplaats - Planning
• Werkplaats - Werkorders
• Werkplaats - Workflow
• Onderdelen - Bestellingen
• Onderdelen - Onderdelen

Boekhouder

Een speciaal inlogaccount voor de boekhouder. Daarmee kan jouw boekhouder in Autoflex, maar beperkt tot deze twee mogelijkheden.

• Facturen - Facturen
• Facturen - Boekhouden

Externe partij

Speciale gebruiker voor koppelingen met externe partijen. Met deze inlog kunnen zij niet in Autoflex werken; ze halen via een beveiligde koppeling gegevens op en zenden ze in. De uitlegpagina van die koppeling vertelt hier meer over.

• Mag niet inloggen in Autoflex10.eu
• Rechten op de REST API

Gerelateerd

• Nieuwe gebruiker aanvragen en rechten toekennen — het account aanvragen en de rol toekennen
• Personeelsleden — het scherm waar je rollen, gegevens en archief beheert
• Medewerker uit dienst — wat je regelt als iemand vertrekt
• Wachtwoord resetten — inloggen lukt niet of de uitnodiging blijft uit

Hulp nodig?