Doorloop de stappen van de Eindejaarsverwerking wizard en controleer of alle onderdelen zijn afgerond. Sluit de wizard daarna af via de laatste stap. Zie ook: documentatie.

Gebruik de mailingfunctie om de gewenste selectie klanten te maken en exporteer de lijst vervolgens voor gebruik in je kerstkaart of nieuwjaarswens. Zie ook: documentatie.

Pas volgnummers aan voordat je de eerste documenten van het nieuwe jaar aanmaakt, zodat facturen, werkorders en andere documenten met de juiste reeks starten. Zie ook: documentatie.

Controleer welke werkorders nog actief zijn en bepaal per order of deze moet worden afgerond, gefactureerd of meegenomen naar het nieuwe jaar.

Let op: dit geldt alleen voor boekhoudpakketten waarin je handmatig een nieuw boekjaar moet aanmaken. Bij boekhoudpakketten zoals Exact Online en Twinfield wordt het nieuwe boekjaar automatisch aangemaakt.

Maak in je boekhoudpakket een nieuw boekjaar aan volgens de instellingen van dat pakket en controleer daarna of de koppeling met Autoflex goed blijft synchroniseren.

Bekijk de foutmelding in onze documentatie, controleer de oorzaak (bijvoorbeeld een ontbrekend grootboeknummer, relatie of instelling) en los die op. Probeer daarna opnieuw te boeken. Lukt dat niet, neem dan contact met ons op. Zie ook: documentatie.

Het is verstandig om facturen uit het oude jaar eerst te controleren en door te boeken, zodat de administratie netjes aansluit voordat je met januari verdergaat.

Kies het rapport voor de bedrijfsvoorraad en stel als peildatum 31-12 in. Exporteer of print het rapport daarna voor de accountant. Waar op te roepen? in-/verkoop > inkoopfacturen > knop: afdrukken > bedrijfsvoorraad met peildatum. Zie ook: documentatie.

Controleer eerst of het voertuig correct is verkocht, gefactureerd of afgeboekt. Corrigeer daarna de voertuigstatus of de administratieve verwerking, zodat de bedrijfsvoorraad weer aansluit.

Maak een actuele voorraadlijst, tel de voorraad fysiek na en verwerk eventuele verschillen voordat je de voorraad definitief vastlegt voor het nieuwe jaar.

Voertuigen → Bandenhotel → Menu → Banden e-mailing. Zie ook: documentatie.

In Autoflex 10 is er geen apart tarievenmenu onder instellingen; werkplaatstarieven en uurtarieven worden beheerd via de module Onderdelen:

• Ga naar het menu Onderdelen (sneltoets F7).
• Zoek het betreffende arbeidsartikel of de gewenste verrichting op (bijvoorbeeld ARBEID of een specifieke werkzaamheid zoals APK).
• Pas onder het tabblad Algemeen bij Financieel de Bruto prijs excl. BTW aan naar het nieuwe uurtarief.
• Vanaf het moment dat dit wordt opgeslagen (of per de gewenste ingangsdatum), wordt bij nieuwe regels op werkorders automatisch het nieuwe tarief overgenomen.

Voor het nieuwe jaar kun je verkoopprijzen van artikelen en onderdelen verhogen via de module Onderdelen. Dit kan per artikel handmatig, of wanneer je met prijslijsten of groepen werkt door de gewenste prijzen stapsgewijs te controleren en aan te passen.

• Ga naar het menu Onderdelen (sneltoets F7).
• Zoek het artikel of onderdeel op waarvan je de prijs wilt wijzigen, of filter op een artikelgroep/leverancier wanneer je meerdere onderdelen wilt nalopen.
• Open het betreffende artikel en ga naar het tabblad Algemeen.
• Pas bij Financieel de Bruto prijs excl. BTW aan naar de nieuwe verkoopprijs voor het nieuwe jaar.
• Controleer eventueel ook de inkoopprijs, marge/opslag en btw-instelling, zodat de nieuwe verkoopprijs goed aansluit bij je gewenste prijsniveau.
• Sla de wijziging op. Vanaf dat moment wordt de nieuwe prijs automatisch gebruikt op nieuwe offertes, werkorders en factuurregels.

Rond feestdagen kun je in Autoflex 10 afwijkende openingstijden instellen of volledige sluitingsdagen blokkeren. Dit doe je in de instellingen van de online planning, zodat klanten alleen afspraken kunnen maken op dagen en tijden waarop de werkplaats daadwerkelijk beschikbaar is.

• Ga naar de instellingen van de Online planning.
• Open de planning of agenda waarin je de beschikbaarheid van de werkplaats beheert.
• Voeg voor feestdagen een afwijkende dag toe, bijvoorbeeld met aangepaste begin- en eindtijden.
• Is de werkplaats gesloten, blokkeer dan de volledige dag zodat deze niet online geboekt kan worden.
• Controleer na het opslaan of de aangepaste tijden of sluitingsdagen goed zichtbaar zijn in de online planning.

Verwerk de bandenwissel via het Bandenhotel bij het voertuig en controleer of de bandenset en opslaggegevens juist zijn ingevuld. Print daarna de bandenlabels en/of sleutellabels vanuit het Bandenhotel, zodat de banden en sleutels correct gekoppeld blijven aan de klant en het voertuig. Zie ook de uitleg over documentatie.