Planning - instellingen
Hoe stel ik de planning in Autoflex10 in? Waar pas ik de instellingen voor de werkplaatsplanning aan? Kan ik de kleuren of weergave van de planning wijzigen? Hoe bepaal ik welke medewerkers zichtbaar zijn in de planning?
Tabblad: Planning - Algemeen
De planning in Autoflex10 is de centrale plek waar je monteurs, werkorders en beschikbare tijden overzichtelijk bij elkaar ziet. Maar wist je dat je de weergave en werking helemaal naar je eigen voorkeur kunt instellen?
Het grote voordeel? Minder zoeken, sneller plannen en minder kans dat er iets over het hoofd wordt gezien. Je monteurs weten precies waar ze aan toe zijn en jij houdt moeiteloos het overzicht.
Kortom: met de juiste instellingen maak je van de planning een krachtig hulpmiddel in plaats van een puzzel.
| Tabblad planning scherm |
|---|
 |
| Alle instellingen voor de planning |
Sectie: Planning
- Weergave vanaf = start tijdstip
- Weergave tot = eind stijdstip
- Dag vrijgeven indien minimaal ... Uren beschikbaar (groen)
- Redelijk vol bij ... Uren beschikbaar (oranje)
- Bijna vol bij ... Uren beschikbaar
- Toon capaciteit = checkbox
Toon de capaciteit in uren in de planning - Hoe werken deze instellingen, zoals in screenshot weergegeven, in de praktijk (kleur)
| > 6 uur groen |
| > 4 uur <= 6 uur oranje |
| > 2 uur <= 4 uur rood |
| 0 uur <= 2 uur do grijs |
Sectie: Agenda feed (.ics)
Twee dingen bij elkaar: hoe de afspraak in de agenda van je klant terechtkomt, en welke externe agenda's je in de planning meeleest — bijvoorbeeld de Nederlandse feestdagen.
Instellingen van agenda-activiteiten bepaalt of de agenda-uitnodiging (een ICS-bestand) met de afspraakbevestiging meegaat, en met welke tijden. Je kiest uit:
- Uit — geen agenda-uitnodiging bij de afspraakbevestiging.
- Hele dag — de afspraak komt als afspraak voor de hele dag in de agenda, zonder begin- en eindtijd.
- Planning start- en eindtijd — de begin- en eindtijd uit je planning.
Deze keuze bestaat vanaf versie 2.42.0 en geldt voor al je afspraakbevestigingen, of je die vanuit de werkorder of vanuit de planning mailt. Wat je klant ervan merkt, staat op Planning voor de werkplaats.
| Het veld agenda-activiteiten |
|---|
 |
| Instellingen → Planning → Algemeen |
| Kalenders | |
|---|---|
 | |
| Overzicht van de externe agenda's van het bedrijf | |
| Kolom | Uitleg |
| + | Toevoegen van een nieuwe kalender |
| Naam | Naam van de agenda dit is zichtbaar in de planning |
| Omschrijving | Omschrijving van de kalender |
| Url | De url van de externe kalender deze url moet eindigen op .ics |
| Kleur | Kleur van de afspraken in de planning |
| Pictogram | Pictogram die zichtbaar is de planning |
| 🗑 (Prullenbak) | Verwijder deze werkregel |
Als de informatie ingesteld is dit het resultaat in de planning:
Ben je opzoek naar de officiële feestdagen Nederland feed!
https://www.thunderbird.net/media/caldata/autogen/DutchHolidays.ics
Sectie: Afspraakherinnering
Met deze twee velden stuurt Autoflex automatisch een herinnering naar je klant vlak voor zijn afspraak in de werkplaatsplanning. Hoe dat werkt en wanneer er géén herinnering uitgaat, lees je op Afspraakherinnering versturen.
- Aantal dagen voor afspr. = aantal dagen
E-mail voor afspraak versturen met het aantal dagen voor de afspraak - Email versturen om = tijdstip
Emails voor de afspraak versturen op dit tijdstip
Vul beide velden in
Laat je "Email versturen om" leeg, dan verstuurt Autoflex géén afspraakherinneringen, ook niet wanneer het aantal dagen wel is ingevuld. Wil je de herinneringen juist uitzetten? Maak dan het veld "Aantal dagen voor afspr." leeg — 0 betekent op de dag van de afspraak zelf.
Sectie: Capaciteit weergave
Hoe wordt de capaciteit berekend
- Keuze
- Capaciteit aan de hand van uren in de planning
- Capaciteit aan de hand van uren op de orderregels
Sectie: Werktijden
Overzicht van de werktijden
| Werktijden tabel | |
|---|---|
 | |
| Overzicht van de werktijden binnen het bedrijf | |
| Kolom | Uitleg |
| + | Toevoegen van een nieuwe werktijd |
| Dag | Dag van de week, bijvoorbeeld: maandag |
| Begin | Begin tijdstip van de werkregel |
| Eind | Eind tijdstip van de werkregel |
| Afdeling | Afdeling voor deze werkregel |
| 🗑 (Prullenbak) | Verwijder deze werkregel |
Tabblad: Planning - Autoflex online afspraken
Online afspraken module
Heb je interesse in de module? Klik hier om contact op te nemen met de Verkoopafdeling.
Sectie: Online afspraken
| Online afspraken scherm | |
|---|---|
 | |
| Alle instellingen voor de Online afspraken module | |
| Veldnaam | Functie |
| email adres Het email adres dat gebruikt wordt om nieuwe online afspraak te ontvangen | |
| aantal dagen Gerekend vanaf vandaag zijn de volgende dagen geblokkeerd voor een afspraak |
| aantal uren De klant kan deze dag kiezen als er meer dan het aantal ingestelde uren beschikbaar is, ook bij oranje en rood. |
| aantal uren Tot en met het aantal ingestelde uren wordt deze dag oranje aangegeven, tenzij de dag bijna vol is, en kan de klant deze dag kiezen |
| aantal uren Tot en met het aantal ingestelde uren wordt deze dag rood aangegeven, tenzij de dag onvoldoende uren heeft om vrijgegeven te worden, en kan de klant deze dag kiezen |
| checkbox (zoals ingesteld onder tab Algemeen) |
| checkbox (zoals ingesteld onder tab Algemeen) |
| tekst Informatie bovenaan de afspraak |
| tekst Informatie als de afspraak is gemaakt |
| tekst |
Hoe werken deze instellingen, zoals in screenshot weergegeven, in de praktijk (kleur + label)
| 1 werkdag geblokkeerd grijs (geblokkeerd) |
| Handmatig geblokkeerd grijs gearceerd (geblokkeerd) |
| zondag gesloten grijs (gesloten) |
| > 6 uur groen (beschikbaar) |
| > 4 uur <= 6 uur oranje (redelijk vol) |
| > 2 uur <= 4 uur rood (bijna vol) |
| 0 uur <= 2 uur lichtgrijs (niet beschikbaar) |
Sectie: Online Afspraak tijden
Overzicht van de Begin en eindtijden voor de online afspraken
| Begin en eindn en eindtijden tabel |
|---|
 |
| Overzicht van begin en eindtijden voor de online afspraken Hier kan je het vinkje aan en uitzetten om andere tijden dan de werktijden te gebruiken voor de olrine afspraken Als het vinkje voor een dag aan staat kan je een begin en een eindtijd instellen. |
Voor meer informatie over het instellen van de Online afspraken zie: Online Afspraken