Aan de slag: werken met de Workflow (werkplaats)
Het hele werkplaatsproces op één bord — van afspraak tot gereed. Kaarten schuiven mee met de status, monteurs klokken direct op de order, en receptie, werkplaats en planning kijken naar dezelfde actuele info.
- Voor wie: werkplaatsplanner, receptie en monteurs.
- Nodig: je Autoflex-inlog + de module Workflow & Tijdregistratie. Monteurs loggen in met een eigen gebruiker; voor klokken is een klokbare uursoort ingesteld.
- Waar vind je het: open de Workflow (sneltoets F9). Stappen instellen via profielicoon → Instellingen → Beheer → Workflow stappen.
Je kunt rustig rondkijken: filteren en een kaart openen verandert niets. Een kaart verslepen wijzigt pas de status als je loslaat.
1. Open de Workflow en kies je weergave
| Stap 1 — Workflow openen (F9) |
|---|
| Schermafbeelding: workflow-hoofdscherm met de statuskolommen (nog toevoegen) Open de Workflow (of F9). Wissel bovenin tussen statuskolommen, workflow- en tabelweergave, en filter op Iedereen of alleen jezelf. Zo zie je in één oogopslag wat er in de werkplaats speelt. |
2. Lees de werkorderkaart
| Stap 2 — Wat een kaart je vertelt |
|---|
| Schermafbeelding: één werkorderkaart met kenteken, klant, tijd, monteur (nog toevoegen) Een kaart toont kenteken/merk/model, ordernummer, relatie, planningstijd, de gekoppelde monteur(s) en de aanwezigheid: groen = voertuig aanwezig, oranje = afwezig. |
3. Verplaats een order naar de volgende status
| Stap 3 — Bord actueel houden |
|---|
| Schermafbeelding: kaart naar een volgende kolom slepen (nog toevoegen) Drie manieren: sleep de kaart naar de gewenste kolom · óf gebruik de pijl-acties onderin het detailscherm · óf kies in het detailscherm rechtstreeks de nieuwe status. Standaardstappen: Afspraak → Inspectie → Wacht op toestemming → Onder handen → Gereed. |
4. Klok als monteur op de werkorder
| Stap 4 — Bestede tijd vastleggen |
|---|
| Schermafbeelding: kaart met groene klokbalk (nog toevoegen) Klik op de kaart of in het detail op Start klokken (kies een uursoort als er geen standaard is ingesteld). De klokbalk wordt groen; klik nogmaals om te stoppen. Er kunnen max. 3 monteurs tegelijk op één order klokken — elk met een eigen groene balk. |
5. Handel de order af vanuit het detailscherm
| Stap 5 — Alles vanuit één scherm |
|---|
| Schermafbeelding: werkorderdetail met monteurs, notitie, e-mail-knop (nog toevoegen) Open het werkorderdetail: monteurs koppelen/ontkoppelen (+ / prullenbak), afspraak of notitie aanpassen, voertuig aan-/afwezig melden, een e-mail naar de relatie sturen, of de werkorder uit de workflow halen. Gefactureerde orders krijgen een blauwe achtergrond en verdwijnen na 2 dagen vanzelf. |
6. (Beheer) Stem de workflow-stappen af op je proces
| Stap 6 — Kolommen, klokgedrag & automatische mails |
|---|
| Schermafbeelding: Instellingen → Beheer → Workflow stappen, stap-detailscherm (nog toevoegen) Ga naar Instellingen → Beheer → Workflow stappen en kies Bewerken/Toevoegen. Per stap stel je in: pictogram, kleur, volgorde, klokoptie (geen / mag klokken / altijd stoppen), een "Verplaats naar"-regel bij start/stop klokken (bijv. Afspraak → Onder handen) en een automatische e-mail per statusovergang (naar relatie/collega/leverancier + sjabloon). |
Goed om te weten: max. 10 workflow-stappen (standaard 5). Systeemstappen (met slotje) zijn beperkt bewerkbaar en niet te verwijderen. Klokken vereist: monteur gekoppeld, ingelogd met eigen gebruiker en een klokbare uursoort. Op tablet/iPad werkt het identiek (kaarten tonen minder detail). Voor de verkoop is er een aparte Workflow verkoop.
Eén bord voor de hele werkplaats: status bijhouden met slepen, klokken op de order, en afhandelen zonder het scherm te verlaten.