Leenauto en bedrijfsvoorraad

Hoe boek ik mijn leenauto's als bedrijfsmiddel en hoe waardeer ik deze af? Hoe krijg ik een auto die op de balans staat in de bedrijfsvoorraad? Hoe doe ik een interne inkoop? Welke crediteur gebruik ik voor een eigen auto? Koop ik een eigen voertuig in met of zonder btw? Waarom kan ik het vinkje bedrijfsvoorraad niet aanzetten?

Jouw leenauto's zijn van je bedrijf en worden minder waard. Je wilt ze hierom inkopen en afwaarderen. Hieronder leggen wij uit waarom je dit niet in Autoflex 10 doet — en wat je wél doet zodra je zo'n voertuig gaat verkopen.

Uitleg

Je hebt als garage vaak een aantal leenauto's en soms ook een auto-ambulance. Dit zijn allemaal bedrijfsauto's waarbij de eerste gedachte vaak is: deze ga ik in Autoflex inkopen. Deze gedachte klopt echter niet. De regel die je kan aanhouden: een auto die niet tenaamgesteld is mag in Autoflex.

Een leenauto of ambulance staat op naam van je bedrijf en berijd je niet met groene platen, dus deze worden dan ook niet in Autoflex ingekocht.

De auto's behoren allemaal tot je bedrijfsmiddelen en horen dus in je boekhouding. Ze moeten dus ingekocht worden. Bedrijfsmiddelen wil je ook afwaarderen, dit kan in je boekhoudpakket.

Koop deze voertuigen dus rechtstreeks in via je boekhoudpakket.

Leenauto verkopen

Er komt een moment dat je je leenauto wilt verkopen. Dit is het moment om deze in Autoflex in te kopen. Dit doe je dan voor de huidige afgewaardeerde waarde waarvoor hij in jouw boekhoudpakket staat.

Zorg ervoor dat je het grootboek voor je bedrijfsmiddelen vermindert met dit bedrag.

Wanneer je de auto daarna verkoopt zie je dit ook met kloppende cijfers terug in je Autoflex-rapportages.

Bovenstaande uitleg geldt ook voor bijvoorbeeld je autoambulance, sleepwagen of aanhanger, en voor ander materieel dat je als voertuig in Autoflex hebt staan. Ook daarvoor geldt: op de balans hoort het in je boekhouding, en pas bij verkoop koop je het in Autoflex in.

Een bedrijfsmiddel van de balans naar de bedrijfsvoorraad

Hieronder staat stap voor stap hoe je die inkoop maakt. Je hebt de keuze uit twee werkwijzen. Ze leiden allebei tot hetzelfde resultaat in Autoflex — het voertuig staat op de bedrijfsvoorraad en kan verkocht worden — maar ze verschillen in wat er met je boekhouding gebeurt.

Route A: een aparte omzetgroep met 0% btw

Maak een aparte omzetgroep aan met de grootboeken waarop je wilt boeken, en geef die bij inkoop een btw-code van 0%. Koop het voertuig vervolgens in via In-/Verkoop → Inkoop voertuig en kies die omzetgroep.

Zo koop je het voertuig in zonder btw, en komt de boeking op de grootboeken terecht die jij wilt.

Let op het nadeel: met deze boeking komt de auto in je boekhouding niet uit het eigen gebruik. Die correctie moet dus alsnog gebeuren.

Route B: inkopen op een eigen relatie en niet doorboeken

Dit is wat we in de praktijk het vaakst zien.

1. Maak een relatie aan voor je eigen bedrijf, als die er nog niet is. Die relatie gebruik je als leverancier.
2. Ga naar In-/Verkoop → Inkoop voertuig en maak een nieuwe inkoop aan.
3. Vul het kenteken in en kies je eigen relatie als leverancier.
4. Gebruik als inkoopbedrag de boekwaarde waarvoor het voertuig in je boekhoudpakket staat.
5. Zet de inkoopfactuur niet door naar je boekhouding: markeer hem als doorgeboekt, zodat hij niet nog een keer meegaat.

Het voertuig staat nu in Autoflex op de bedrijfsvoorraad en kan verkocht worden. De verplaatsing op de balans — van bedrijfsmiddelen naar voorraad — doet je boekhouder in het boekhoudpakket. Je boekhouding en Autoflex blijven zo allebei kloppen, zonder dubbele boeking.

Het vinkje Bedrijfsvoorraad

Op de voertuigkaart staat een vinkje Bedrijfsvoorraad. Dat vinkje kun je niet zelf aan- of uitzetten: het staat vast en Autoflex zet het voor je om.

Staat een voertuig dus niet op de bedrijfsvoorraad terwijl je dat wel verwacht, dan is er geen inkoop op dat voertuig. De oplossing is niet het vinkje zoeken, maar de inkoop maken.

Zolang een voertuig op de bedrijfsvoorraad staat, kun je het bovendien niet archiveren en de vestiging niet wijzigen. Autoflex geeft in beide gevallen een melding.

Voertuig uit de bedrijfsvoorraad halen

Wil je een voertuig van de bedrijfsvoorraad af, bijvoorbeeld omdat je het per ongeluk dubbel hebt ingekocht? Verwijder dan de inkoop. Het vinkje gaat dan vanzelf uit en het voertuig verdwijnt ook van je occasionlijsten.

Is de inkoopfactuur al doorgeboekt naar je boekhouding, dan kun je hem niet zomaar verwijderen. Neem in dat geval contact op met de Servicedesk, en overleg met je boekhouder wat er in het boekhoudpakket moet gebeuren.

Vestiging wijzigen

Vraag: hoe zet ik een leenauto van de ene vestiging naar de andere? En hoe doe ik dat wanneer deze in Autoflex ook is ingekocht, bijvoorbeeld als inruiler?

Antwoord: je kunt in de stamgegevens van het voertuig de hoofdvestiging wijzigen naar de vestiging waar je het leenvoertuig wilt gebruiken. Dit kan alleen als het voertuig niet op de bedrijfsvoorraad staat. Je zou een relatie voor de huurvoertuigen kunnen aanmaken waaraan je de inruiler verkoopt, zodat je daarna de vestiging kunt wijzigen — en bovendien bij die relatie kunt zien welke voertuigen je allemaal in gebruik hebt.

De verkoopfactuur die je maakt aan die 'fictieve' relatie moet je in het boekhoudpakket op de kosten boeken.

Gerelateerd

• Inkoop voertuig — de gewone inkoopprocedure, stap voor stap
• Kosten boeken op voertuig vanuit inkoop — kosten toevoegen aan een al ingekocht voertuig

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, of wil je er meer uit halen? Stel een Support-vraag via je profielmenu, of vraag een Autoflex Optimaal-sessie aan.

Meer weten? Kijk ook op autoflex.nl.