Praktijkvoorbeeld: Uren boeken op werkorder

Waarom komen geboekte uren en geklokte uren niet overeen? Hoe verwerk ik geklokte uren op een werkorder? Wat doen de pijltjes bij urenregistratie? Waarom verandert het aantal uren op mijn order? Hoe zorg ik dat uren en factuurbedragen beter aansluiten?

Video

Praktijkvoorbeeld

De uren op een werkorder en de daadwerkelijk geklokte uren van monteurs komen niet altijd overeen. Dat is vaak geen fout, maar het gevolg van de manier waarop uren worden geboekt en verdeeld. In dit voorbeeld wordt een auto rijklaar gemaakt en worden daarnaast nog diverse werkzaamheden uitgevoerd. Op de order staan twee arbeidsregels van ieder 1 uur, terwijl er in werkelijkheid twee monteurs aan de order hebben gewerkt en samen meer tijd hebben geklokt.

Geklokte uren toevoegen op order
Op het tabblad Uren zie je alle tijdsregistraties van de monteurs. Via de knop met de pijl naar beneden zet je deze geklokte uren over naar de order. Autoflex kijkt daarbij naar het verschil tussen de uren die al op de order staan en de daadwerkelijk geklokte uren. In het pop-upvenster kies je op welke arbeidsregel dat verschil moet worden verwerkt. Bij minder geklokte uren wordt die regel verlaagd, bij meer geklokte uren wordt die regel verhoogd.
Kies een orderregel
In het pop-upvenster is de onderste order regel geselecteerd:
Verschil wegboeken
Wanneer bijvoorbeeld in totaal 3,13 uur is geklokt, worden deze uren doorgezet naar de order. Kies je daarbij de onderste arbeidsregel, dan verwerkt Autoflex het verschil op die regel. Het resultaat is dat de totale arbeid op de order gelijk wordt aan de totale geklokte uren. De geselecteerde regel kan hierdoor bijvoorbeeld veranderen van 1 uur naar 2,13 uur. Daarbij wordt ook het uurtarief aangepast zodat het totale bedrag op de order gelijk blijft.
Je kunt ook uren verdelen over de monteur(s)
Je kunt ook kiezen voor de knop waarmee de uren over de monteurs worden verdeeld. Daarbij blijft het oorspronkelijke bedrag van de offerte of werkorder leidend. Dit wordt vaak gebruikt wanneer efficiënt werken juist voordeel moet opleveren. Als voor een APK 1 uur wordt gefactureerd maar een monteur heeft slechts 30 minuten nodig, dan blijft de klant toch voor 1 uur betalen. In de urenverantwoording zie je dan direct of een order winst of verlies oplevert. Een duimpje omhoog betekent dat er efficiënter is gewerkt dan gepland. Een duimpje omlaag betekent dat er meer tijd in de order is gaan zitten dan vooraf was berekend.

Wil je voorkomen dat extra geklokte tijd automatisch zorgt voor een hogere factuur, gebruik dan de methode waarbij het verschil wordt weggeboekt op een geselecteerde orderregel. Zo houd je zelf controle over wat uiteindelijk aan de klant wordt gefactureerd.

Flatrate en aantal op de factuur

Met de toevoeging van het veld Flatrate is de werking van het veld Aantal veranderd. Hierdoor kun je bepalen hoe de arbeid op de factuur wordt weergegeven.

Gebruik je zowel Flatrate als Aantal, dan blijft het aantal op de factuur gelijk aan het ingevoerde aantal. Vul je bijvoorbeeld 0,5 in bij Flatrate, 1 bij Aantal en € 45,00 bij Prijs ex., dan verschijnt op de factuur:

1 x Rijklaarmaken = € 45,00

Laat je Aantal leeg en vul je alleen 0,5 in bij Flatrate, dan vul je bij Prijs ex. het uurtarief in. Bijvoorbeeld € 90,00 per uur. Autoflex berekent vervolgens automatisch het juiste bedrag en toont op de factuur:

0,5 x Rijklaarmaken = € 45,00

Beide methodes leiden dus tot hetzelfde factuurbedrag. Het verschil zit uitsluitend in de presentatie naar de klant. Met Aantal = 1 toon je één verrichting. Met een leeg Aantal toon je het daadwerkelijke aantal uren of delen daarvan.

Samenvatting

Gebruik je de pijl naar beneden, dan laat je de klant betalen op basis van de daadwerkelijk gewerkte tijd.

Gebruik je de verdeelknop voor monteurs, dan blijft de klant betalen op basis van de oorspronkelijk ingevoerde of geoffreerde arbeid.

Kies daarnaast bewust hoe je arbeid op de factuur wilt tonen. Met Aantal laat je een verrichting zien, met alleen Flatrate laat je de daadwerkelijke tijd zien.