Zelf diagnose: Boekhoudfouten bij synchronisatie boekhouding (Exact, SnelStart, Twinfield, Visma)

Boekhouding: facturen doorboeken/synchroniseren lukt niet

Loop deze stappen door. De meeste meldingen komen uit je boekhoudpakket en betekenen: “ik mis gegevens” of “instellingen kloppen niet”. Twijfel je? Laat je boekhouder of administratieve medewerker meekijken. Met deze pagina los je 90% van de meestvoorkomende fouten met de koppelingen met Exact / SnelStart / Twinfield / Visma op.

1) Waar zie ik wat er fout gaat in Autoflex?

  • Ga naar Facturen → Boekhouding (of het scherm waar je synchroniseert).

  • Kijk bij foutregels in “Resultaat doorboeken” wat de melding is.

  • Zie je iets als “Verplicht: Relatie/Klant”? Scroll dan (zoals in de FAQ) naar het gedeelte waar extra details staan (bijv. Debiteuren).

2) Snelle checklist (90% van de gevallen)

Controleer dit, het liefst samen met je boekhouder of administratieve collega:

  1. Is de koppeling nog actief?

  2. Bestaat de klant/leverancier in je boekhoudpakket?

    • En staat het land overal hetzelfde?

  3. Komen grootboek + BTW-code overeen tussen Autoflex en boekhoudpakket?

    • Vooral belangrijk bij SnelStart (veel meldingen gaan hierover).

  4. Heeft de factuur wel bedragen?

    • Facturen met 0-bedragen of regels zonder bedrag kunnen soms niet doorgeboekt worden.

  5. Bestaat het factuurnummer al in de boekhouding?

    • Dan moet je eerst in de boekhouding controleren of de factuur hetzelfde is als in Autoflex. Verander hierna de boekstatus van Door te boeken naar Doorgeboekt.

3) Meest voorkomende situaties (in simpele taal)

A. “Kan geen verbinding maken / HTTP 400 / tokens missen” (meestal Exact)

Betekenis: de koppeling is verlopen of Exact is (tijdelijk) niet bereikbaar.
Oplossing: opnieuw authenticeren in Exact.
Uitleg: https://docs.autoflex10.eu/wiki/x/AoAlAg

B. “Verplicht: Relatie/Klant”

Betekenis: er mist iets bij de klant/leverancier (naam/adres/land/IBAN/BTW-nummer).
Oplossing: open de relatie, vul ontbrekende gegevens aan en probeer opnieuw.

C. “Grootboek/BTW klopt niet” (veel bij SnelStart, o.a. BOE-0069)

Betekenis: de combinatie grootboekrekening + BTW-instelling is anders in Autoflex dan in SnelStart.
Oplossing: laat je boekhouder de instellingen vergelijken en gelijk zetten.
Instellingen -> Omzetgroepen en Instellingen-> Grootboek hier vind je alle instellingen. Deze moeten in beide pakketten overeen komen. Je boekhouder / adminstratie collega kan je hiermee helpen.

Fout gevonden en aangepast maar het probleem is nog niet weg? Dan moeten wij even de link herstellen (id verwijderen) van deze grootboek zodat deze weer goed laadt.

D. “Factuurnummer bestaat al / Boekstuknummer bestaat reeds”

Betekenis: dat nummer is al gebruikt in de boekhouding (vaak door eerder proberen, verwijderen en opnieuw maken).
Oplossing (kort):

  • Controleer in de boekhouding of die factuur al bestaat en klopt.

  • Klopt hij? Zet hem in Autoflex op Doorgeboekt (zodat hij niet steeds opnieuw aangeboden wordt).

  • Klopt hij niet? Overleg met je boekhouder wat verwijderd/aangepast mag worden in de boekhouding.

E. “No sales entry lines…” (Exact)

Betekenis: de factuur heeft geen boekingsregels/geen bedragen (0-factuur).
Oplossing: maak de factuur handmatig in Exact en zet hem daarna in Autoflex op Doorgeboekt.
Tip uit de FAQ: gebruik liever een interne factuur voor garantie/0-bedragen:
https://docs-evo.autoflex10.eu/link/4132247805

F. Twinfield meldingen over XML / dagboek / PDF

Betekenis: meestal is er iets met de gekozen omzetgroep/land van de relatie, of Twinfield staat niet goed ingesteld om een PDF te ontvangen.
Oplossing: check relatie-land/omzetgroep, en (indien relevant) Twinfield PDF-inrichting:
https://docs.autoflex10.eu/wiki/x/FoBDiQ

G. Visma: “Boekjaar niet zichtbaar”

Oplossing: haal het nieuwe boekjaar op via Instellingen → Financieel → Boekjaren.
Zie: https://docs.autoflex10.eu/wiki/x/NQBUFw

4) Veel voorkomende foutmeldingen (uitgebreide FAQ)

Voor de complete lijst met foutcodes per boekhoudpakket, gebruik deze pagina:
FAQ: Uitgebreid: Veel voorkomende foutmeldingen synchroniseren boekhouding (Exact, SnelStart, Twinfield, Visma eAccounting)

(Deze nieuwe pagina is bewust kort; de FAQ is je “naslagwerk” voor foutcodes.)

5) Toch een ticket maken? Stuur dit meteen mee

Als het na bovenstaande checks niet lukt, stuur dan in je ticket:

  • Boekhoudpakket (Exact/SnelStart/Twinfield/Visma)

  • Factuurnummer(s) die fout gaan

  • Exacte foutmelding (liefst screenshot)

  • Wat je boekhouder al heeft gecontroleerd (relatie / grootboek / BTW / factuurnummer)

Gebruik de feedbackknop op de in Autoflex vanuit het scherm “Resultaat doorboeken”