Blokkeren of Archiveren ✅
Hoe werkt blokkeren en archiveren in Autoflex? Wat zijn de verschillen tussen blokkeren en archiveren? Waar kan ik gearchiveerde of geblokkeerde items terug vinden? Hoe maak ik een klant onzichtbaar zonder te verwijderen?
Uitleg
Blokkeren of archiveren
Dit kun je gebruiken bij bijvoorbeeld een Onderdeel, Voertuig of Relatie. In de uitleg gaan we uit van een relatie, maar het gebruik van de functie is overal hetzelfde.
Soms kom je een klant of relatie tegen waarvan je denkt: “die wil ik niet meer actief in mijn systeem, maar ik wil ook geen gegevens kwijt.” In Autoflex10 kun je dat op twee manieren oplossen: blokkeren of archiveren.
Blokkeren betekent dat de klant nog wel in het systeem staat, maar dat je er niets nieuws meer mee kunt doen. Je kunt bijvoorbeeld geen nieuwe werkorder, factuur of afspraak aanmaken. Handig als je nog wel een stukje historie nodig hebt, maar verder geen actie meer wilt ondernemen.
Archiveren gaat een stapje verder. De klant verdwijnt uit de actieve lijsten en zoekschermen. Alle historie blijft netjes bewaard, maar de kans dat iemand per ongeluk iets voor die klant aanmaakt is nul. Archiveren is dus ideaal als een klant helemaal “uit beeld” moet, maar de administratie wel compleet moet blijven.
In de praktijk scheelt dit gedoe, fouten en frustratie. Je hoeft nooit meer te twijfelen of je een klant moet verwijderen (dat wil je vaak niet, vanwege de historie). Met blokkeren of archiveren houd je overzicht én werk je foutloos verder.
Klein geheimpje
Veel bedrijven gebruiken blokkeren als tussenstap (bijvoorbeeld als iemand nog een factuur moet betalen) en zetten daarna pas de klant op archief.
In detail
Archiveren of blokkeren kun je ongedaan maken door het betreffende vinkje weer uit te schakelen. LET OP: Dit kan alleen gedaan worden als je de rol: Eigenaar of Administratie hebt!
Geblokkeerde entiteiten zijn te zien in overzichten, en kunnen gefilterd worden op geblokkeerd
Geblokkeerde entiteiten zijn te zien in keuzelijsten, en kunnen geselecteerd worden
Gearchiveerde entiteiten zijn NIET te zien in overzichten, maar kunnen wel getoond worden via de selectie: gearchiveerd
Gearchiveerde entiteiten zijn NIET te zien in keuzelijsten
1: Vinkje | 2: Functie | 3: Uitleg |
|---|---|---|
  | Blokkeren | Het doel van blokkeren is om tijdelijk een relatie te blokkeren omdat er bijvoorbeeld een geschil of een betalingsachterstand is bij deze relatie. Zet je dit vinkje aan bij een relatie. De relatie blijft wel zichtbaar in het overzicht met relaties. Deze relaties zijn ook terug te vinden bij de selectie: ‘Geblokkeerd’. |
  | Archiveren | Het doel van archiveren is het opruimen van relaties die je niet meer wil gebruiken. Archiveren gaat een stap verder. De relatie is ook niet meer zichtbaar in het overzicht met relaties. In het overzicht bij de selectie: 'Gearchiveerd', is de enige plek waar je de relatie terug kunt vinden. |
Overzicht
Blokkeren in het overzicht |
|---|
 |
|
Archiveren in het overzicht |
|---|
 |
|
Gerelateerde artikelen
Filter by label
There are no items with the selected labels at this time.