Informatie pagina stappenplan installatie

Deze pagina is bedoeld om je te begeleiden bij het aanleveren van de gegevens voor de installatie van jouw Autoflex omgeving.
De hoofdstukken hieronder komen overeen met de e-mail die je hebt ontvangen (de e-mail met de kleurtjes)

Koppeling met jouw boekhoud pakket

Jouw boekhoudpakket is een essentieel onderdeel van de bedrijfsvoering.

Gegevens accountant / boekhouder

Om de boekhouding koppeling te kunnen maken hebben we de volgende gegevens van je nodig:

De bedrijfsgegevens en het telefoonnummer van je accountant/boekhouder
De inlognaam en het wachtwoord van je boekhoudpakket
Zorg ervoor dat op de installatiedag de betrokken personen aanwezig/bereikbaar zijn!

Rekeningschema

Autoflex heeft een standaard rekeningschema, desgewenst kunnen we deze voor je aanhouden. Uiteraard mag je ook de rekenschema’s uit je eigen boekprogramma gebruiken.

• Rekeningschema SnelStart: https://docs-evo.autoflex10.dev/wiki/x/JC1N9g

• Rekeningschema Exact online: https://docs-evo.autoflex10.dev/wiki/x/I4AJGAE

• Rekeningschema Twinfield: https://docs-evo.autoflex10.dev/wiki/x/TYAYGAE

• Rekeningschema eAccounting: https://docs-evo.autoflex10.dev/wiki/x/ZIAYGAE

Welk rekenschema wil je gaan gebruiken?

Let op - en zeg dit ook tegen je boekhouder(!); bij wijzigingen in het rekenschema na installatie altijd eerst overleggen met Autoflex!

Bedrijfsgegevens

Essentieel om het versturen van facturen vanuit Autoflex goed te kunnen instellen:
Wat is je IBAN nummer, wat is je BTW nummer en wat is je KvK nummer?

E-mailen vanuit Autoflex

Om vanuit  Autoflex te kunnen emailen hebben we je SMTP gegevens nodig.
Je IT beheerder kan je deze aanleveren. Belangrijk dit van te voren te regelen!

Wat is je SMTP adres?

Het SMTP-adres is de uitgaande mailserver van je e-mailprovider.
Vaak kan je deze achterhalen via de website of helpdesk van je e-mail provider (bijv. Gmail, Outlook, Apple mail).
Voor bekende providers zijn dit vaak:

• Gmail: smtp.gmail.com

• Outlook:
  http://Outlook.com : http://smtp.office365.com of smtp-mail.outlook.com

• Ziggo: smtp.ziggo.nl

• KPN: mail.kpnmail.nl

• Hostingpartij (zoals TransIP, Hostnet): te vinden in je controlepaneel of documentatie of de instellingen van je e-mail programma

Ga naar accountinstellingen > serverinstellingen of op een werkend account op je mobile device.
Wat is je gebruikersnaam en wachtwoord?

• Gebruikersnaam: vaak is dit je volledige e-mailadres (bijv. [email protected])

• Wachtwoord: het wachtwoord dat je hebt ingesteld voor die mailbox. Let op: dit is niét hetzelfde als je hosting- of beheerderswachtwoord, maar specifiek voor je mailbox. Wachtwoord vergeten? Via de email kan je deze resetten.
  

Wat is het poortnummer?

Ook dit verschilt per provider en of je gebruikmaakt van SSL/TLS beveiliging (meestal wel).
De meest voorkomende instellingen zijn:

Beveiliging - Poort
SSL - 465
STARTTLS/TLS - 587

Check altijd je de documentatie van je provider of informeer bij je IT adviseur

Koppelen met je grossier(s)

(Werkplaats)
Met de grossier koppeling kan je vanuit de Autoflex software direct onderdelen bestellen bij de door jou gewenste grossier(s). Autoflex heeft met bijna elke Nederlandse grossiers een koppeling.
Jij kiest zelf bij welke grossier je onderdelen inkoop, je kan er natuurlijk ook meer dan 1 instellen in Autoflex.

Wat is de gebruikersnaam en het wachtwoord als je bij die grossier bestelt?

Let op; je inloggegevens zijn privé. Om deze reden kunnen wij jou er niet bij helpen als je deze niet meer weet. Vraag indien noodzakelijk je desbetreffende grossier tijdig om hulp.

WESP

(Werkplaats, optioneel)
Maak je gebruik van WESP? Dan kan kan je met de koppeling vanuit Autoflex gebruikmaken van hun dienstverlening. Maak je ook gebruik van de WESP mailing? Geef dit dan bij ons aan.

Voor beide hebben we je relatienummer nodig.
Vraag deze indien nodig tijdig op bij WESP.

Provider(s)

Maak je gebruik van een provider, bijvoorbeeld van
VWE, HEXON, CarGo, A2SP, Mobilox
of een pechhulp of alarmcentrale, enquete, marketing en CRM of overige koppeling die is vermeld op onze website, voorzie ons dan van je inloggevens.

Meld ook bij deze provider(s) dat je met Autoflex koppelt zodat zij je account hiervoor ook geschikt kunnen maken.

Logo en briefpapier

Om je factuur netjes te personaliseren hebben we je bedrijfslogo en je briefpapier digitaal nodig.
Graag in jpg, png of pdf formaat.

Je kunt deze bestanden uploaden naar: [email protected]

Contactgegevens gebruikers en overig personeel

Om straks te kunnen inloggen bij Autoflex heeft élke gebruiker een unieke gebruikersnaam nodig.
We gebruiken hiervoor een e-mail adres.
Vaak is deze uniek en gemakkelijk te onthouden.

Welke e-mailadressen ga je gebruiken voor het inloggen?
(dit hoeven dus niet een bestaand e-mail adressen te zijn)

• eigenaar | beslisser: …

• naam: …

• email adres: …

• telefoonnummer: …

Indien zij ook Autoflex-gebruiker worden dezelfde gegevens van:
bedrijfsleider, chef werkplaats, chef in- en verkoop, administratie, receptie, monteurs

Overig personeel zonder inlog

Namen van medewerkers die wél zichtbaar moeten zijn in bijvoorbeeld de planning, maar géén eigen inlog krijgen (bijvoorbeeld ‘poetsers’).

Graag deze gegevens mailen naar: [email protected]

Component Online Afspraken

(optioneel)
Je hebt aangegeven dat je gebruik gaat maken van de component online afspraken om snel afspraken in je planning te kunnen zien. Je webbouwer moet hiervoor een stukje code op jouw website plaatsen.

In de begeleidende mail staan de token die de webbouwer nodig heeft en de website die bij ons toegevoegd wordt voor deze component. Mocht de afspraakmodule op een andere URL moeten worden gezet, dan horen wij dit graag.

Component Publiceren Eigen Website

(optioneel)
Je hebt aangegeven dat je gebruik gaat maken van de component publiceren eigen website om een occasionlijst op je eigen website te kunnen tonen. Je webbouwer moet hiervoor een stukje code op jouw website plaatsen.

Training

Zorg dat alle gebruikers bij voorkeur vóór de installatiedatum de beginnerstraining hebben gevolgd.
Deze training wordt wekelijks gehouden op donderdagmiddag en is gratis.
Ook ná installatie kan elke gebruiker zo vaak hij of zij wil deelnemen.
Er is ook altijd gelegenheid voor het stellen van vragen.

Installatie voorwaarden

Zorg dat je alles netjes en compleet aanlevert minimaal 2 dagen vóór de eerste datum die in de mail met data en tijden voor de installatie wordt genoemd.

Zonder complete aanlevering van alle gegevens in de desbetreffende mail gevraagd en in deze informatiepagina toegelicht kunnen wij het volledig werken van onze Autoflex software niét garanderen en zullen we in veel gevallen de installatie laten vervallen met alle consequenties van dien.

Als de installatie komt te vervallen zal er een nieuwe installatieplanning worden gemaakt. Dit kan eventueel enkele weken tot enkele maanden later zijn. Dit is geheel afhankelijk van de drukte op dat moment.

Mocht je verhinderd zijn dan willen wij je vragen om zo snel mogelijk, maar uiterlijk één werkdag voor de geplande werkzaamheden, contact met ons op te nemen, zodat we de afspraak kunnen verplaatsen. Bij een latere afmelding zijn wij helaas genoodzaakt de geplande uren bij je in rekening te brengen tegen het standaard tarief van € 110,- per uur.