E-Mail uitleg, issues en oplossingen
Op deze pagina gaan wij dieper in op het onderwerp E-mail vanuit Autoflex. De e-mail instellingen zijn simpel maar op de achtergrond gebeurt er een hoop met mails waardoor de schifting tussen goede mails en spam gemaakt kan worden maar ook controle op fishingmails en geblokkeerde e-mailadressen.
Werkt jouw mail niet goed?
Deel deze pagina dan met jouw IT-er of webbouwer, zij kunnen jullie hier verder mee helpen!
E-Mail instellingen in Autoflex
Autoflex maakt via SMTP verbinding met je eigen mailserver, of dit nu gmail.com, Office365 is, of een server die je webbouwer beheert.
Met SMTP doet Autoflex in feite een verzoek aan jouw mailserver met de boodschap: "We hebben deze e-mail, kun jij die voor ons versturen naar de betreffende klant?" Daarbij is het belangrijk te benadrukken dat Autoflex zelf de mail niet verstuurt; dat doet jouw mailserver. Als de e-mail succesvol is verzonden of als de verzending is mislukt, informeert jouw server Autoflex hierover met respectievelijk de berichten: “E-mail successfully sent” of “e-mail not delivered”.
Autoflex vertaalt deze feedback vervolgens naar een groene of rode statusbalk rechtsboven in het scherm. Op die manier ben je direct op de hoogte van de verzendstatus.
Komt de mail na de groene balk (“E-mail successfully send”) toch niet aan dan is er wat aan de hand bij jouw mailserver of die van de ontvanger. De volgende hoofdstukken gaan hier technischer op in.
SPF problemen
Veel ontvangende mailservers checken of een e-mail daadwerkelijk afkomstig is van de aangegeven verzender. Ze doen dit met behulp van een SPF record, een bestand dat aan jouw website is gekoppeld.
Stel, je stuurt een e-mail via Autoflex en gebruikt als afzender [email protected], waarbij de mail verloopt via jouw mailserver, bijvoorbeeld smtp.mailserver12.nl. De server aan de ontvangende kant ziet dan een bericht afkomstig van mailserver12.nl met als afzender [email protected]. Deze ontvangende server zal vervolgens het SPF record van garagejansen.nl raadplegen om te zien of mailserver12.nl daar als legitieme server wordt vermeld.
Als mailserver12.nl niet in dat SPF record staat, kan de ontvangende server vermoeden dat de e-mail mogelijk spam is, omdat het lijkt alsof iemand anders onder de naam van [email protected] mensen probeert te e-mailen.
Om dit te voorkomen, kan de partij die je website (en vaak ook je e-mail) beheert, jouw mailserver toevoegen aan het SPF record. Dit zorgt ervoor dat je e-mails door de ontvangende servers geverifieerd kunnen worden, waardoor de kans verkleint dat ze als spam worden gemarkeerd.Op deze pagina wordt uitgebreid uitleg gegeven over alles omtrent de SPF records: https://www.dmarcanalyzer.com/spf/how-to-create-an-spf-txt-record/
SPF werkt met een TXT DNS key die er zo uit moet zien:
turbo-smtp_domainkey.email
TXT
"v=spf1 include: http://turbo-smtp.com ?all"
In dit voorbeeld gebruiken we de gegevens van Turbo SMTP. Uiteraard moet je deze vervangen jouw eigen SMTP gegevens.
Met de MX toolbox (https://mxtoolbox.com/spf.aspx) kun je controleren of de TXT DNS key aanwezig is en de juiste waarde heeft.
MX Toolbox |
|---|
 |
Controle DNS instellingen |
Mail als spam
Wordt jouw factuur mail bij de klant als spam gezien dan kan dat buiten bovenstaande uitleg ook komen aan voor voorkomende woorden. Spam nepmails bevatten vaak woorden als:
Betaling / betalen / overmaken
Factuur / openstaand / herinnering
Betaal hier / Betaal via / Meteen betalen
Je ziet het, in de nepmails worden veel woorden gebruikt die jij ook gebruikt in jouw factuurmail. Zorg ervoor dat deze woorden niet te vaak voorkomen.
Praktijkvoorbeeld
“..Uiteindelijk hebben we het probleem opgelost door de factuur aan te passen. Er stonden namelijk meerdere links die naar dezelfde betaaloptie verwees. We hebben dit aangepast zodat er minder hitwoorden in stonden die gefilterd worden voor spam. Ook hebben we de tekst 'Klik op deze tekst om de factuur te betalen' aangepast, omdat deze naar dezelfde link als het iDEAL logo verwees. Nu staat deze tekst alleen nog als tekst en niet meer als een extra link..”